BIYING ARCHIVE · 品牌档案
把品牌资料整理成
一份随时翻得到的档案
谈合作的头几轮，对方总要先弄清楚三件事：你们能做什么、按什么方式计费、以前有没有做过类似的活。必嬴从 2016 年起做的事很实在——把这些回答收拢、编号、归档，让您在需要查一项服务、比一档价格、找一份旧资料时，几分钟内就能拿到手里。
- 2016 开展品牌信息整理与内容归档的起点
- 18 人团队，栏目、费用、归档、客服四组分担
- 1200 余家制造、贸易与企业服务客户用过这些资料
01 / 起点
客户要的从来不是一段漂亮的介绍
一家企业对外介绍自己时，最容易出问题的不是说得不够好，而是说得不齐：报价单是去年做的，服务清单还是三年前的版本，案例材料散在几个同事的电脑里。对接的人换了一茬，资料就断了一截。
必嬴把这件琐碎但影响成单的事接了过来。我们把客户的服务内容拆成栏目，把计费方式写成条目，把过往案例按行业和版本打包，再给每一批资料编上号。交付的不是一份 PPT，而是一套能查、能下载、能对照着看的档案。
- 准备比价的企业采购与行政负责人，需要把计费周期和档位摊在一起看，而不是来回问几封邮件。
- 需要对外投标或接受审核的公司，要一份格式统一、能直接引用的服务与费用说明。
- 接手老项目的新同事，想找两三年前的资料，只能凭记忆翻旧邮箱。
- 跨区域合作的机构，希望在不同城市拿到同一套说法与同一版文件。
02 / 历程
从一张手写清单，走到一串版本号
八个年头里，必嬴做过的事一直在往同一个方向收：让资料更少靠人记、更多靠编号。下面几个节点，基本能看出这套写法的来路。
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2016
从整理对外资料开始
必嬴以品牌信息整理与企业内容归档服务起步，第一批客户多是福建本地的制造与贸易企业，需求集中在把零散的服务介绍整理成同一套格式。
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2018
把资料按栏目归位
服务清单、费用说明、案例材料被拆成各自独立的栏目，每份文件有了自己的编号。客户第一次可以按栏目去找，而不是靠记文件名。
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2020
周期与档位并排展示
按周期计费与按档位定价两种方式被放到同一页对照，条目从最初的个位数扩展到十几项。客户不必再问“到底怎么算”，看一眼就知道哪一档贴着自己的用量。
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2022
流程定型，体系跟上
通过 ISO 9001 质量管理体系认证，归档从人工登记转为系统化处理，每一份入库资料都带操作记录。同年扩充了归档与客服两个小组。
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2023
开始与渠道伙伴互认
获企业服务数字化创新案例奖，并陆续与 30 余家渠道服务伙伴建立资料互认机制，异地客户拿到同一版资料的时间明显缩短。
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2024.06
第 86 个批次完成归档
当前版本收录 48 条栏目说明、24 条费用条目和 16 份可下载资料，较上一版新增 8 条费用说明与 6 份下载资料，批次号延伸至 BY2024-06。
03 / 团队
十八个人，四个小组，各管一段
团队共 18 人，分成栏目组、费用组、归档组与客服组。您日常对接的通常只有一两位同事，但您拿到的那份资料，背后是四道工序轮着过。
想找谁、问什么，下面四条写得比较清楚，点开就能看到各组的职责范围。
A栏目组 · 把服务讲清楚
负责把客户提供的服务内容拆成可独立检索的栏目，撰写每一条栏目说明，并维护每月更新的栏目索引。您在页面上看到的服务描述，基本都出自这个小组。遇上业务线较多的客户，栏目组会先做一轮归类，再决定拆成几条。
B费用组 · 把账算明白
梳理计费方式、周期与档位，把按周期计费和按档位定价的条目分别写清，标注每条适用的场景。条目有调整时，费用组会同步通知已合作的客户，避免双方拿着一旧一新两版数字谈事。
C归档组 · 把文件留住
负责批次编号、版本记录与历史资料留存，按栏目和批次号整理可下载文件。您要找回某一年的资料，报一个批次号，由他们把文件调出来，通常当天就能给到。
D客服组 · 把话接住
对接咨询、确认需求范围，并把您的资料需求转成内部任务。工作日 9:00–18:00 内回复邮件；如果您更习惯电话沟通，在邮件里留下联系方式与方便接听的时段即可。
04 / 方法与质量
六步走完，每一份资料都查得到出处
从您提出需求到拿到文件，中间会经过六个环节。流程之所以写死，是因为跳过任何一步，后面找资料时都会多花时间。
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01
需求确认
先明确您要查的是服务内容、计费方式，还是某一年份的历史文件。
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02
栏目匹配
把需求对应到已有栏目；缺的部分安排补充整理，并给出大致时间。
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03
费用确认
列出适用的条目与周期，说明包含范围，以及可能单独计费的部分。
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04
资料归档
按批次号入库，生成版本记录与对应的可下载文件。
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05
下载交付
提供单份文件或栏目包，附一页检索说明，告诉您以后怎么自己找。
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06
版本追踪
后续版本更新时，按批次号同步告知变化，已下载的文件不会被悄悄替换。
05 / 覆盖与合作
从福建出发，服务到 26 个省级行政区
内容归档与客户服务工作在福建厦门开展，客户分布在全国 26 个省级行政区。异地合作多通过邮件沟通与资料下载完成；遇到跨区域项目，会由当地渠道伙伴协助对接。
图例 / LEGEND
- 已开展服务与交付的省级行政区
- 建立资料互认的渠道服务伙伴
- 尚未覆盖，可按需评估
每格代表一个省级行政区，图例仅表示覆盖状态。
跨区域项目通常先确认交付语言、资料版本与对接人，再进入归档环节。渠道伙伴只协助本地沟通，资料仍由我们统一编号。
06 / 批次与版本
旧资料不会消失，它只是换了个批次号
资料按三个节奏往前推：每月更新栏目索引，每季度发布一次版本说明，每年做一次完整归档。历史版本按 2024 年 6 月版本留存，可以按栏目、批次号和版本号三种方式检索。
如果您需要 2020 年某一条费用说明，报出批次号就能定位到那份文件；如果只记得大概时间，也可以按栏目范围缩小，由归档组帮您筛出来。
- 每月 栏目索引更新，新增或调整的服务条目当月上架
- 每季度 发布一次版本说明，列出条目与文件的变化
- 每年 完成一次年度归档，旧版本整体留档
当前可检索批次范围
BY2016-01 — BY2024-06
查到批次号后，可在内容故事页与费用与标准页按编号定位对应版本。